Podnesi prijavu

To platformo za prijavo nepravilnosti lahko uporabite, če:

1. - Opravljate svoje naloge znotraj DPD d.o.o.; ali
2. - Ne opravljate svojih nalog znotraj DPD d.o.o. vendar želite podati prijavo o situaciji, povezani z vašim odnosom z DPD d.o.o..

Če spadate v eno od zgornjih kategorij, lahko podate prijavo o:

1. - ravnanju ali situaciji v nasprotju z veljavnimi politikami in postopki DPD d.o.o. ali GeoPost/DPDgroup;
2. - kaznivem dejanju ali prekršku;
3. - grožnji ali škodi javnemu interesu;
4. - kršitvi ali poskusu prikrivanja kršitve mednarodne pogodbe, zakona ali predpisa; oz
5. - hudi kršitvi človekovih pravic in temeljnih svoboščin, zdravja in varnosti ljudi ter okolja.

Ko je vaša prijava podana, se obravnava v več fazah, za kar je odgovoren pooblaščenec za etiko DPD d.o.o.

Po oddaji prijave boste lahko dostopali do prijave za nadaljnje spremljanje. V kolikor želite dostopati do prijave:

1. Ko podate prijavo, se na zaslonu prikažeta uporabniško ime in geslo.
2. Varno jih shranite, da ustvarite račun in se lahko nato povežete s platformo;
3. Če se odločite, da se identificirate in delite svoj e-poštni naslov, boste te podatke prejeli tudi po e-pošti.

• 1. korak – Beleženje informacij v zvezi z prijavo:

Podatki, ki jih delite, so zabeleženi na trenutni platformi.

Da bi vašo prijavo obravnavali in preiskali, je pomembno, da dejstva, ki jih želite prijaviti, opišete kar se da natančno, jasno in čim bolj podrobno, da zagotovite dejanske informacije in prijavo podprete z morebitnimi dokazi, ki dokazujejo zgoraj navedena dejstva (na primer: pisma, pošta, SMS itd.).

• 2. korak – prejem prijave in pošiljanje potrdila o prejemu:

1.Safecall najprej prebere vašo prijavo, da se prepriča, ali so podatki, ki ste jih posredovali, popolni. Kot del tega prvega branja bo Safecall morda moral stopiti v stik z vami in po potrebi zaprositi za dodatne informacije.

2.Pooblaščenec za etiko DPD d.o.o. ali katera koli druga oseba, pooblaščena za obravnavanje prijav znotraj DPD d.o.o., je obveščena s strani Safecall, da je bilo prijava ustvarjena.

3.Od pooblaščenca za etiko DPD d.o.o. ali katera koli druge osebe, pooblaščene za obravnavo prijav znotraj DPD d.o.o., boste prejeli potrdilo o pričetku obravnave podane prijave v roku 2 dni od dneva podane prijave.

• 3. korak – Analiza dopustnosti prijave:

Da se vašo prijavo štejemo za dopustno:

• Zagotoviti morate dovolj natančne, jasne in podrobne informacije. Prijava mora vsebovati elemente, ki so potrebni za preverjanje prijave (npr. pisma, e-pošta, SMS itd.);
• Vaša prijava mora temeljiti na dokazih, ki jih je mogoče preveriti, dokazi morajo biti zanesljivi (prijava ne sme temeljiti na sumu ali govoricah); in
• Spadate v eno od kategorij oseb, ki lahko podajo prijavo, in vaša prijava se nanaša na eno od tem, kot jih določa ta platforma za prijavo nepravilnosti.

(Za več informacij o zgoraj navedenem glejte odgovor na vprašanje 1. Kdo lahko poda prijavo? O katerih temah lahko podam prijavo?)

• 4. korak – Izvedba preiskave, ko je prijava dopustna:

Ko je prijava dopustna, se izvede preiskava, s katero se preveri dejstva v zvezi z prijavo nepravilnosti in ali je nepravilnost potrjena na podlagi dokazov-.

Preiskavo vodi pooblaščenec za etiko DPD d.o.o. sam ali pa pooblaščenec za etiko in ena ali več oseb, pooblaščenih za obravnavo prijav znotraj DPD d.o.o., ki jih imenuje direktor družbe DPD d.o.o..

• 5. korak – spremljanje obravnave prijave z prijaviteljem

Med postopkom obravnave prijave vas bo o poteku obveščal pooblaščenec za etiko DPD d.o.o. ali katera koli druga oseba, pooblaščena za obravnavanje prijav znotraj DPD d.o.o.. Obveščanje je mogoče opraviti bodisi prek zaščitene storitve sporočanja te platforme bodisi v skladu z vašim želenim načinom stika.

• 6. korak – Zaključek prijave

Ko je vaša prijava bila analizirana, da se ugotovi dopustnost in preiskana, v kolikor je bila preiskava dopustna, vas pooblaščenec za etiko DPD d.o.o. ali katera koli druga oseba, pooblaščena za obravnavo prijav v DPD d.o.o., pisno obvesti o zaključku obravnave prijave v 90 dneh od dneva ko je bilo poslano potrdilo o pričetku obravnave podane prijave nepravilnosti (glejte 2. korak).

Odvisno od situacije ste obveščeni o ukrepih, sprejetih na podlagi vaše prijave, ukrepih sprejetih za odpravo nepravilnosti, ali razlogih, zakaj se vaša prijava šteje za nedopustno.

Zbrani osebni podatki so predmet obdelave, za katero je odgovoren DPD d.o.o., Brnčičeva ulica 31, 1231 Ljubljana-Črnuče, ki deluje kot upravljavec podatkov, v smislu Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Namen obdelave osebnih podatkov je:

• Sprejem in beleženje prijav o nepravilnostih;
• Preiskava in spremljanje prijav;
• Razvoj podatkov o dejavnostih (statističnih) iz anonimnih podatkov.

Zakonitost te obdelave temelji na pravni obveznosti v zvezi s sistemi za prijavo nepravilnosti, kot je vsakokrat veljavni zakon o zaščiti prijaviteljev.

Osebni podatki se obdelujejo tudi na podlagi zakonitega interesa DPD d.o.o., za obravnavo prijavljenih nepravilnosti v primeru situacij, ki so v nasprotju s Kodeksom ravnanja DPD d.o.o. in/ali politikami in postopki DPD d.o.o. ali GeoPost/DPDgroup.

Ti podatki se bodo hranili:

• 30 dni po prejemu prijave, če prijava ni bila dopustna;
• 2 meseca po zaključku prijave, če je prijava bila dopustna, vendar prijava ne bo povzročila disciplinskih ukrepov ali pravnih postopkov;
• 2 meseca po odločitvi, sprejeti po preiskavi, če je posledica prijave disciplinski ukrep ali sodni postopek, razen če postopek pravno zahteva nadaljnje hrambo.

Uporaba sistema za prijavo nepravilnosti ni obvezna.

Vendar pa lahko prijava, ko je uporabljena, vsebuje osebne podatke, ki so potrebni za opredelitev dejstev in za omogočanje DPD d.o.o. obravnavo prijave v skladu z zakonskimi in regulativnimi obveznostmi ter postopkom prijave nepravilnosti DPD d.o.o.. Podatki, ki jih obdeluje DPD d.o.o., se delijo prek orodja Safecall po vaši prijavi na njihovi spletni platformi ali prek njihove odprte linije.

Izberete lahko stopnjo anonimnosti svoje prijave.

Odvisno od tega bo Safecall z DPD d.o.o. delil le tiste podatke o vaši identiteti, za katere se strinjate, da se jih razkrije DPD d.o.o..

Osebni podatki, ki se delijo prek sistema za prijavo nepravilnosti, so namenjeni pooblaščencu za etiko DPD d.o.o. ali kateri koli drugi osebi, pooblaščeni za obravnavo prijav znotraj GeoPost SA, vključno z osebo, ki jo prijava zadeva, kot del pravic do obrambe.

V zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov imate naslednje pravice :

• Pravica do dostopa, popravka in omejitve;
• Pravica do izbrisa vaših osebnih podatkov pod pogojem, da je prijava povezana s situacijo, ki je v nasprotju s Kodeksom ravnanja DPD d.o.o. in/ali politikami in postopki DPD d.o.o. ali GeoPost/DPDgroup
• Pravica do ugovora obdelavi, ko je prijava povezana s situacijo, ki je v nasprotju s Kodeksom ravnanja DPD d.o.o. in/ali politikami in postopki DPD d.o.o. ali GeoPost/DPDgroup, razen če :
• če obstajajo zakoniti in nujni motivi, ki prevladujejo glede pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki; oz
• če je obdelava potrebna za priznanje, uveljavljanje ali obrambo pravice..
• Pravica do dajanja navodil v zvezi s hrambo, izbrisom in deljenjem vaših podatkov po vaši smrti.

Osebe, katerih osebni podatki se tako obdelujejo, lahko uveljavljajo svoje pravice tako, da se obrnejo na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov DPD d.o.o. na naslov: gdpr@dpd.si

Nekateri vaši osebni podatki se prenesejo v Združeno kraljestvo, kjer se nahajajo podatkovni centri Safecall.

Združeno kraljestvo velja za ustrezno državo, ki zagotavlja zadostno raven varstva osebnih podatkov.

Če po stiku z nami menite, da vaše pravice v zvezi z vašimi podatki niso bile spoštovane, lahko vložite pritožbo na: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slovenija.

Prav tako imate možnost, da vložite prijavo, tako da pokličete telefonsko številko Safecall.

Naredite sledeče :

1.Če se nahajate v Sloveniji, pokličite naslednjo številko 0800 81096.

Če se nahajate v drugi državi, si oglejte seznam telefonskih številk Safecall, ki je na voljo tukaj : https://www.safecall.co.uk/en/file-a-report/telephone-numbers/

Ta številka je brezplačna in na voljo 24/7.

2.Izberite jezik, v katerem želite podati prijavo.

V kolikor želite podati prijavo v slovenskem jeziku vas bomo povezali z slovensko govorečim sogovornikom.

3.Z slovensko govorečim sogovornikom boste lahko zaupno razpravljali o podrobnostih prijave tekom odgovorov na vprašanja, ki vam bodo postavljena.