Отправь оповещение

Вы можете использовать данную платформу для оповещения, если:

• вы являетесь сотрудником DPD Eesti AS; или
• вы не являетесь сотрудником DPD Eesti AS, но хотите сообщить о ситуации, связанной с вашими отношениями с DPD Eesti AS.

Если вы относитесь к одной из вышеперечисленных категорий, вы можете подать сообщение по следующим темам:

• Поведение или ситуации, противоречащие правилам и инструкциям, действующим в DPD Eesti AS или Geopost;
• уголовное преступление или нарушение закона;
• угроза или вред общественным интересам;
• нарушение или попытка сокрытия международного обязательства, закона или постановления; или
• серьезные нарушения прав человека и основных свобод, здоровья и безопасности людей или окружающей среды.

 После того, как ваше сообщение подано, оно обрабатывается в несколько этапов под руководством сотрудника по этике.

После подачи вы сможете получить доступ к нему для дальнейших действий.

Для этого:

oИмя пользователя и пароль отображаются на экране после подачи сообщения.

      Пожалуйста, сохраните их, чтобы создать аккаунт и впоследствии иметь возможность подключиться к платформе;

oЕсли вы решили идентифицировать себя и сообщить свой почтовый адрес, вы также получите эту информацию по электронной почте.

Шаг 1 - Запись информации, связанной с оповещением:

Информация, которой вы поделились, записывается на данной платформе.

Для того чтобы ваше сообщение было рассмотрено и расследовано, важно описать событие, о котором вы хотите сообщить, как можно точнее, четче и подробнее, предоставить фактическую информацию и дополнить сообщение любыми доказательствами, подтверждающими вышеупомянутые факты (например: письма, почтовые сообщения, SMS и т.д.).

Шаг 2 - Получение предупреждения и отправка подтверждения о получении:

Safecall сначала прочитает ваше оповещение, чтобы убедиться, что предоставленная вами информация является полной.

В рамках этого первого чтения Safecall может связаться с вами, чтобы запросить дополнительную информацию, если это необходимо.

Сотрудник по этике DPD Eesti AS или любое другое лицо, уполномоченное обрабатывать оповещения в DPD Eesti AS , информируется Safecall о том, что было создано оповещение.

Вы получите от сотрудника по этике DPD Eesti AS или любого другого лица, уполномоченного работать с оповещениями в DPD Eesti AS , подтверждение о получении сообщении, в течение 7 дней.

Шаг 3 - Анализ приемлемости оповещения:

Чтобы ваше оповещение было признано приемлемым:

• Вы должны предоставить достаточно точную, ясную и подробную информацию и включить элементы, необходимые для ее анализа (например, письма, электронные сообщения, SMS и т.д.);
• Ваше предупреждение должно быть основано на доказательствах, которые можно проверить и считать достоверными (а не на подозрениях или смутных слухах); и
• Вы принадлежите к одной из категорий лиц, которые могут подавать оповещения, и ваше сообщение относится к одной из тем, предусмотренных данной платформой по информированию о нарушениях.

Для получения более подробной информации о вышеуказанном, пожалуйста, обратитесь к ответу на вопрос 1. Кто может подавать сигнал тревоги? О каких темах я могу сообщать?

Шаг 4 - Проведение расследования, если оповещение признано приемлемым:

Когда сообщение квалифицируется как приемлемое, проводится расследование для проверки фактов, относящихся к сообщению, и того, подтверждается ли оно установленными доказательствами.

Расследование проводится самим сотрудником по этике DPD Eesti AS или сотрудником по этике и одним или несколькими лицами, уполномоченными работать с оповещениями в DPD Eesti AS, назначенными сотрудником по этике DPD Eesti AS.

Шаг 5 - Последующие действия по обработке оповещения вместе с заявителем

В течение всего процесса обработки вы будете проинформированы о ходе рассмотрения вашего сообщения сотрудником по этике DPD Eesti AS или любым другим лицом, уполномоченным рассматривать сообщения в DPD Eesti AS. Информирование может быть осуществлено либо через защищенную службу сообщений данной платформы, либо в соответствии с предпочитаемым вами способом связи.

Шаг 6 - Закрытие оповещения

После того, как ваше оповещение было проанализировано с целью определения его приемлемости и расследования, если это необходимо, вы будете проинформированы о его закрытии в письменном виде сотрудником по этике DPD Eesti AS или любым другим лицом, уполномоченным рассматривать оповещения в DPD Eesti AS, в течение 90 дней с момента отправки подтверждения о получении (см. шаг 2).

В зависимости от ситуации, вас информируют о действиях, предпринятых в результате вашего оповещения, о мерах, принятых для устранения сообщенных фактов, или о причинах, по которым ваше оповещение считается неприемлемым, если это необходимо.

DPD Eesti AS создала внутренний канал отчетности для информаторов. Мы несем ответственность за систему информирования.

DPD Eesti AS; Taevavärava tee 1, 75306, Lehmja küla, Rae vald; andmekaitse@dpd.ee.

Использование вами системы информирования о нарушениях является добровольным. Вы можете решить, хотите ли вы раскрыть нам свою личность или остаться анонимным. Если вы раскрыли нам свою личность, это Уведомление о защите данных предоставляет вам информацию о том, как мы обрабатываем ваши персональные данные, и о ваших правах.

Какова цель системы информирования о нарушениях?

В DPD Eesti AS все наши сотрудники и внешние заинтересованные стороны могут сообщить о любом поведении, которое, по их мнению, нарушает ценности и принципы, определенные в Кодексе этического поведения и Соглашение об устойчивом сотрудничестве, или действующие законы и правила.

Какова цель системы информирования о нарушениях?

- Сбор и регистрация сообщений о нарушениях;

- Расследование и принятие последующих мер по сообщениям;

- Сбор статистических данных по предупреждениям

Кто отвечает за систему информирования и обработку персональных данных?

DPD Eesti AS; Taevavärava tee 1, 75306, Lehmja küla, Rae vald

Какие категории персональных данных мы собираем?

Когда вы подаете сообщение через наши системы информирования, мы собираем информацию, которую вы сообщаете нам, а именно:

- Контактная информация о вас (заявитель)

- Содержание сообщения (содержащее персональные данные других лиц, которые вы нам сообщаете)

Какова правовая основа для обработки ваших персональных данных?

Юридическое обязательство: Законодательство требует от нас внедрения и функционирования системы информирования о нарушениях, позволяющей заявителям связываться с нами и подавать оповещение.

Законный интерес: Когда информаторы связываются с нами и указывают на нарушение нашего или GeoPost/DPDgroup внутреннего Кодекса этического поведения и/или политик и процедур.

Кто является получателями ваших данных?

Содержание ваших оповещении передается сотруднику по этике DPD Eesti AS или аналогичному лицу, уполномоченному отвечать на оповещения в DPD Eesti AS. Если ваше оповещение приводит к дисциплинарным мерам или судебному разбирательству, содержание вашего оповещения может быть передано лицу или лицам, которых касается оповещениe, в связи с правом на защиту.

Передаем ли мы ваши данные третьим лицам и в каких странах они находятся?

Наша система информирования о нарушениях управляется внешним поставщиком услуг:  Safecall Limited 100 Bishopsgate London, EC2N 4AG United Kingdom

Мы заключили Соглашение об обработке данных с компанией Safecall, которая выступает в качестве обработчика данных для нас. Компания Safecall находится в Соединенном Королевстве (Великобритании). Великобритания пользуется преимуществами решения о достаточности, принятого Комиссией ЕС. Таким образом, для передачи ваших данных в Safecall не требуется никаких дополнительных мер предосторожности.

Как долго мы храним ваши данные?

После подтверждения вашего оповещения (в течение 7 дней) и принятия последующих мер (в течение 30 дней) мы храним ваши данные в течение следующих периодов времени.

- 30 дней с момента создания оповещения: оповещения считаются недействительными

- 2 месяца после закрытия оповещения: оповещения, считающиеся действительными, но не ведущие к дисциплинарным мерам или судебному разбирательству

- 2 месяца после окончания расследования по оповещению, ведущего к дисциплинарным мерам или судебному разбирательству (если дальнейшее хранение не требуется в рамках судебного разбирательства)

Каковы ваши права на защиту данных?

Примечание: Вы можете реализовать эти права, обратившись непосредственно к нам или к нашему сотруднику по защите данных (DPO):

DPD Eesti AS; Taevavärava tee 1, 75306, Lehmja küla, Rae vald

Наш сотрудник по защите данных (DPO): annika.oruaas@dpd.ee

Как правило, вашими правами являются:

- Право на доступ к своим данным

- Право на исправление ваших данных

- Право возражать против обработки ваших данных

- Право на ограничение обработки ваших данных

- Право на удаление ваших данных

- Право на переносимость данных (портативный формат)

- Право на подачу жалобы в наш орган по защите данных.

Примечание: Мы не используем автоматическое принятие решений или профилирование.

Примечание: В ситуациях, когда ваше оповещение связано с нарушением нашего или GeoPost/DPDgroup внутреннего Кодекса поведения и/или Политики и процедур, осуществление следующих прав может быть ограничено:

- Право на возражение против обработки ваших данных;

- Право на удаление ваших данных;

если наши законные интересы могут превалировать или если обработка содержания оповещения необходима нам для установления, осуществления или защиты юридических претензий.

Наш орган по защите данных:  

Andmekaitse Inspektsioon

info@aki.ee

www.aki.ee

У вас также есть возможность подать оповещение, позвонив на горячую линию Safecall.

Для этого:

Позвоните по следующему номеру 8000 044 514, если вы находитесь в Эстонии.

Этот номер является бесплатным и доступен 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Если вы находитесь в другой стране, пожалуйста, обратитесь к списку номеров горячей линии Safecall, доступному здесь: https://www.safecall.co.uk/en/file-a-report/telephone-numbers/.

Пожалуйста, выберите язык, на котором вы хотите подать ваше оповещение.

Вы сможете конфиденциально обсудить с контактным лицом детали вашего оповещения, ответив на его вопросы.