Podnesi prijavu

Ovaj sustav prijave možete koristiti ako:

1. Vi obavljate svoje dužnosti unutar DPD Croatia d.o.o.;
2. Ne obavljate svoje dužnosti unutar DPD Croatia d.o.o., ali želite podnijeti prijavu u vezi s činjenicama vezanim uz odnos koji održavate s DPD Croatia d.o.o.

Ako ste u jednoj od gore navedenih situacija, možete prijaviti:

1. ponašanje ili situacije u suprotnosti s politikama i postupcima DPD Croatia d.o.o. ili Geopost koji su primjenjivi na vas;
2. kazneno djelo ili prekršaj;
3. povredu javnog interesa;
4. kršenje ili pokušaj prikrivanja kršenja bilo kojeg međunarodnog ugovora, zakona ili drugog propisa;
5. teška kršenja ljudskih prava i temeljnih sloboda, zdravlja i sigurnosti ljudi i okoliša.

Nakon što je vaša prijava podnesena, ona se obrađuje u nekoliko faza, koje se provode pod odgovornošću službenika za etiku društva DPD Croatia d.o.o..

Kako biste pristupili prijavi i nakon podnošenja, potrebno je učiniti sljedeće:.

oPohranite na siguran način korisničko ime i zaporku za prijavu na platformu, a koji će biti prikazani na ekranu odmah nakon podnošenja prijave.

oAko se odlučite identificirati i unesete svoju adresu elektroničke pošte, te ćete podatke moći primiti i putem elektroničke pošte .

1. korak – Evidentiranje informacija u vezi s prijavom:

Podaci koje unosite bilježe se na ovoj platformi .

Kako bi vaša prijava bila obrađena i istražena, važno je da opišete činjenice koje želite prijaviti na što jasniji i detaljniji način, podupirući svoju prijavu konkretnim dokazima o iznesenim činjenicama (na primjer : pisma, e-mailovi, SMS, itd.).

2. korak – Primitak prijave i slanje potvrde o primitku:

1.Vašu prijavu prvo će pregledati ovlaštenik Safecall-a, kako bi se osiguralo da su uneseni podaci potpuni .

U tom kontekstu, Safecall vas može kontaktirati i zatražiti dodatne informacije ako su potrebne.

2.Safecall obavještava o podnošenju prijave službenika za etiku DPD Croatia d.o.o. i povjerljivu osobu.

3.Potvrdu o primitku prijave zaprimit ćete u roku od 7 dana od službenika za etiku DPD Croatia d.o.o. ili druge ovlaštene osobe za obradu prijave.

3. korak – Analiza valjanosti prijave:

Da bi se vaša prijava smatrala valjanom mora:

• imati dovoljno precizne, jasne i detaljne informacije te uključiti elemente potrebne za analizu vaše prijave (primjerice: pisma, e-mailovi, SMS-ovi itd.);
• se temeljiti na dokazima koji se mogu provjeriti i za koje se vjeruje da su pouzdani (a ne na nepotvrđenim sumnjama ili glasinama); i
• biti podnesena od osobe koja može podnijeti prijavu i prijava se mora odnositi na temu koju pokriva ovaj sustav prijava nepravilnosti

Za više informacija o ovoj temi pogledajte odgovor na pitanje 1. Tko može podnijeti prijavu? Što mogu prijaviti?

4 korak – Provođenje istrage kada je prijava valjana

Kada se prijava kvalificira kao valjana, provodi se istraga radi provjere činjenica navedenih u prijavi i potvrde istih putem podnesenih dokaza. Istragu provodi službenik za etiku DPD Croatia d.o.o. sam ili u suradnji s povjerljivom osobom ili zamjenikom povjerljive osobe.

5 korak Povratne informacije prema prijavitelju nepravilnosti u pogledu obrade prijave nepravilnosti

Tijekom procesa, obrade službenik za etiku tvrtke DPD Croatia d.o.o. ili povjerljiva osoba unutar tvrtke DPD Croatia d.o.o. obavijestit će vas o napretku obrade vaše prijave. Komunikacija s prijaviteljem nepravilnosti moguća je putem sigurne usluge slanja poruka ove platforme ili prema željenom načinu kontakta.

Korak 6 – Zatvaranje prijave

O rezultatima I zatvaranju valjane prijave, službenik za etiku DPDCroatia d.o.o. ili povjerljiva osoba za obradu prijave, obavijestit će prijavitelja u roku od 90 dana od slanja potvrde primitka prijave. (vidi korak 2).

Ovisno o slučaju  biti ćete informirani o poduzetim aktivnostima vezanim uz vašu prijavu i poduzetim mjerama ili o razlozima zbog kojih se vaša prijava odbija.

Prikupljeni osobni podaci podliježu obradi za koju je odgovoran voditelj obrade DPD Croatia d.o.o., Slatinska 7, 10360 Zagreb-Sesvete, Hrvatska, sukladno propisima koji se odnose na zaštitu osobnih podataka .

Svrha obrade osobnih podataka je :

• Zaprimanje prijava nepravilnosti;
• Istraživanje i praćenje prijava;
• Izrada statističkih podataka na temelju anonimiziranih podataka.

Zakonitost obrada ovih osobnih podataka temelji se na obvezi poštivanja pravnih propisa vezanih uz omogućavanje prijava nepravilnosti kao što je Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti (NN 46/22)

Također, osobni podaci se obrađuju na temelju legitimnog interesa DPD Croatia d.o.o. za prikupljanjem i rješavanjem prijava nepravilnosti u slučaju situacija koje su suprotne Kodeksu ponašanja DPD Croatia d.o.o. i/ili politikama i procedurama DPD Croatia d.o.o. ili Geopost.

Ovi podaci će se čuvati:

• 30 dana od primitka prijave ako prijava nije valjana;

Upotreba ovog sustava za prijavu nepravilnosti nije obavezna. Međutim, kada se koristi, prijava može sadržavati osobne podatke kako bi se kvalificirale činjenice i omogućilo DPD Croatia d.o.o. da obradi prijavu u skladu sa zakonskim i regulatornim zahtjevima i postupkom prijava DPD Croatia d.o.o.

Podatke koje obrađuje DPD Croatia d.o.o. prenosi alat Safecall nakon što podnesete prijavu putem njihove online platforme ili putem telefona.

Možete odabrati razinu anonimnosti vaše prijave.

Safecall će prenijeti samo one informacije o vašem identitetu koje želite da DPD Croatia d.o.o. zna.

Osobni podaci koje dajete namijenjeni su službeniku za etiku tvrtke DPD Croatia d.o.o. ili povjerljivoj osobi, uključujući, u kontekstu prava na obranu, osobe kojih se prijava tiče.

Imate sljedeća prava nad svojim osobnim podacima:

• pravo na pristup , ispravak i ograničenje osobnih podataka.
• pravo na brisanje osobnih podataka kada se radi o prijavi koja se odnosi na situaciju protivnu Kodeksu ponašanja DPD Croatia d.o.o. i/ili politike i procedure DPD Croatia d.o.o. /Geopost.
• pravo na protivljenje obradi kada se radi o prijavi koja se odnosi na situaciju protivnu Kodeksu ponašanja DPD Croatia d.o.o. i/ili politike i procedure DPD Croatia d.o.o./Geopost, osim ako:
  • postoje uvjerljivi legitimni razlozi koji prevladavaju nad interesima i pravima ispitanika;
  • ako su Vam potrebni za uspostavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva

Za sve zahtjeve koji se odnose na obradu vaših podataka i ostvarivanje vaših prava, možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka DPD Croatia d.o.o. na sljedeću adresu: zastitapodataka@dpd.hr

Osobni podaci o vama prenose se u Ujedinjeno Kraljevstvo gdje se nalaze Safecall-ovi centri za hosting podataka. Ujedinjeno Kraljevstvo podliježe odluci o primjerenosti kako bi se osigurala dovoljna razina zaštite osobnih podataka.

U slučaju poteškoća u vezi s upravljanjem vašim osobnim podacima, imate pravo podnijeti prigovor kod Agencije za zaštitu osobnih podataka.

(Selska cesta 136,HR – 10 000 Zagreb;e-mail: azop@azop.hr)

Također imate mogućnost razmjene informacija koje se odnose na vašu prijavu telefonom, putem telefonske linije koju vodi Safecall .

Da biste to učinili, nazovite broj 0800 222 847, ako se nalazite u Hrvatskoj.

Ako se nalazite u drugoj zemlji, pogledajte popis telefonskih brojeva Safecall hitne linije na sljedećoj poveznici: https://www.safecall.co.uk/en/file-a-report /telephone-numbers/

Ovaj broj je besplatan i dostupan 7 dana u tjednu, 24 sata dnevno.

Zatim odaberite jezik na kojem želite podnijeti svoju prijavu.

Ako ju želite podnijeti na hrvatskom, bit ćete gotovo istovremeno u kontaktu sa sugovornikom koji govori hrvatski.

Moći ćete razgovarati o detaljima vaše prijave u potpunoj povjerljivosti s osobom za kontakt, odgovarajući na pitanja koja će vam biti postavljena.