Déposer un rapport

Puoi utilizzare la presente piattaforma di Whistleblowing se:

• lavori per BRT S.p.A. e/o per le sue società controllate e collegate (S.D.M. Società Distributrice Merci S.r.l. a socio unico, Eurobicar S.r.l. a socio unico, S.T.A. S.r.l. a socio unico, Società Logistica Trentina S.r.l., Bartolini Corriere Espresso S.r.l. a socio unico e Fermopoint S.r.l.) – di seguito, per brevità “BRT”; o
• vuoi inserire una segnalazione relativa ad una situazione inerente al tuo rapporto con BRT, anche se non lavori per BRT.

Se appartieni a una delle categorie di soggetti sopra indicate, puoi inserire una segnalazione relativa a:

• condotte o situazioni contrarie ai valori e principi definiti nel Codice di Condotta di BRT, nei Modelli Organizzativi 231 e/o nel Sustainable Procurement Charter di Geopost, alle normative e ai regolamenti applicabili e/o alle politiche e procedure di BRT e/o di Geopost;
• un illecito o un reato;
• una minaccia o un rischio di pubblico interesse;
• una violazione o un tentato occultamento di una violazione di provvedimenti internazionali, leggi o normative vigenti; o
• serie violazioni dei diritti umani e delle libertà fondamentali, della salute e sicurezza degli individui e dell’ambiente.

Una volta inserita la tua segnalazione, la stessa sarà gestita in diverse fasi, sotto la responsabilità dell’Ethics Officer di BRT e di ogni altro soggetto autorizzato a gestire questo tipo di segnalazioni in BRT.

Potrai accedere alla segnalazione dopo averla trasmessa, per ulteriori aggiornamenti.

Per fare ciò:

• • Ti verranno assegnati uno username e una password visualizzabili sullo schermo una volta inviata la segnalazione. Conservali con cura per creare un account e per poterti collegare successivamente alla piattaforma;
  • Se scegli di inserire i tuoi dati personali e di condividere il tuo indirizzo e-mail, potrai ricevere gli aggiornamenti anche tramite e-mail.

• Fase 1 – Inserimento nella piattaforma delle informazioni relative alla segnalazione:

Le informazioni che vuoi condividere devono essere inserite nella presente piattaforma.

Per consentire la gestione e la verifica della tua segnalazione, è importante descrivere i fatti che vuoi segnalare nel modo più accurato, chiaro e dettagliato possibile, fornire informazioni circostanziate ed evidenze a supporto della tua segnalazione che provino i fatti segnalati (ad esempio: lettere, e-mail, SMS, ecc.).

• Fase 2 – Ricezione della segnalazione e invio della conferma di avvenuta ricezione:

1. 1. La tua segnalazione verrà letta inizialmente da Safecall, per assicurare che le informazioni da te fornite siano complete. Dopo questa prima lettura, Safecall potrebbe avere la necessità di contattarti per chiederti ulteriori informazioni, se necessario.
   2. L’Ethics Officer di BRT e/o i soggetti autorizzati a gestire questo tipo di segnalazioni in BRT saranno informati da Safecall che è stata inserita una segnalazione.
   3. Riceverai dall’Ethics Officer di BRT e/o dagli altri soggetti autorizzati a gestire questo tipo di segnalazioni in BRT una conferma di avvenuta ricezione, entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione.

• Fase 3 – Verifica dell’ammissibilità della segnalazione:

Affinché la tua segnalazione sia considerata ammissibile:

• • Devi appartenere a una delle categorie di soggetti che possono inserire segnalazioni e la tua segnalazione deve riguardare uno degli argomenti previsti dalla presente piattaforma whistleblowing.
    Per maggiori informazioni su quanto sopra riportato, fai riferimento alla risposta alla domanda Chi può effettuare una segnalazione? Quali argomenti posso segnalare?
  • Devi fornire informazioni sufficientemente precise, chiare e dettagliate ed includere tutti gli elementi necessari per la sua analisi (ad esempio lettere, e-mail, SMS, ecc.); e
  • La tua segnalazione deve essere basata su evidenze che possano essere verificate e considerate affidabili (e non su sospetti o voci di corridoio).
• Fase 4 – Svolgimento dell’indagine quando la segnalazione è ammissibile:

Qualora la segnalazione sia valutata come ammissibile, verrà effettuata un’indagine per verificare i fatti inerenti alla segnalazione e per stabilire se gli stessi siano confermati da evidenze concrete.

L’indagine sarà condotta dall’Ethics Officer di BRT e/o da uno o più soggetti autorizzati a gestire questo tipo di segnalazioni in BRT.

• Fase 5 – Invio di aggiornamenti al segnalante (whistleblower) sulla gestione della segnalazione

In tutte le fasi di gestione della segnalazione, sarai informato in merito allo stato di avanzamento del processo di gestione della segnalazione da parte dell’Ethics Officer di BRT e/o da uno o più soggetti autorizzati a gestire questo tipo di segnalazioni in BRT.

L’invio di aggiornamenti potrà essere effettuato sia tramite un sistema di messaggistica protetto disponibile nella presente piattaforma, sia tramite la modalità di contatto da te scelta.

• Fase 6 – Chiusura della segnalazione

Una volta che la tua segnalazione è stata analizzata per stabilirne l’ammissibilità e, ove opportuno, è stata oggetto di indagine, verrai informato per iscritto della sua chiusura dall’Ethics Officer di BRT e/o da parte di uno o più soggetti autorizzati a gestire questo tipo di segnalazioni in BRT, entro 90 giorni dall’invio della conferma di avvenuta ricezione (vedi fase 2).

Rispetto alla specifica situazione, sarai informato delle azioni intraprese a seguito della segnalazione, delle misure definite per risolvere le situazioni segnalate, o le motivazioni per cui la tua segnalazione è stata considerata non ammissibile.

I dati personali raccolti sono oggetto di trattamento da parte di BRT S.p.A. (di seguito, per brevità, “BRT”), avente sede legale in Foro Buonaparte n. 67, 20121, Milano (MI), Italia, e sede amministrativa in via Enrico Mattei n. 42, 40138, Bologna (BO), Italia, in qualità di Titolare del Trattamento, in linea con quanto previsto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali.

I dati personali sono oggetto di trattamento anche da parte di Safecall Limited, avente sede legale in RTC Loftus House, Colima Avenue, Sunderland, SR5 3XB, UK, in qualità di Titolare del trattamento. Qui puoi trovare l'informativa sulla privacy di Safecall: https://www.safecall.co.uk/en/privacy-policy-whistleblowing/

Le finalità del trattamento dei dati personali sono le seguenti:

• Ricezione ed inserimento delle segnalazioni whistleblowing;
• Indagine e follow-up in merito alle segnalazioni;
• Esecuzione di attività di analisi dei dati (per fini statistici) a partire da dati anonimizzati.

La base giuridica per tale trattamento è l’obbligo legale in materia di sistemi whistleblowing, previsto dal Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 recante “Attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, dalla Legge n. 179 del 30 novembre 2017 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” e dal Decreto Legislativo n. 231 dell’8 giugno 2001 recante la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”.

I dati personali sono trattati anche sulla base del legittimo interesse di BRT, nel gestire le segnalazioni whistleblowing in caso di situazioni contrarie ai valori e principi definiti nel Codice di Condotta di BRT, nei Modelli Organizzativi 231, nel Sustainable Procurement Charter di Geopost, nonché le presunte o effettive violazioni delle normative e dei regolamenti applicabili e/o delle politiche e procedure di BRT e/o di Geopost.

I dati verranno conservati per:

• 30 giorni a partire dal ricevimento della segnalazione, se la stessa non è stata considerata ammissibile;
• 2 mesi dalla chiusura della segnalazione se la stessa è stata considerata ammissibile ma non ha portato ad alcuna azione disciplinare o legale;
• 2 mesi dalle decisioni prese a seguito dell’indagine se la segnalazione ha portato ad azioni disciplinari o legali, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione nel caso di contenzioso giudiziale o stragiudiziale.

L’utilizzo del sistema Whistleblowing è facoltativo.

In ogni caso, quando utilizzato, la segnalazione può contenere dati personali necessari a descrivere I fatti e a permettere a BRT di gestire la segnalazione nel rispetto della normativa applicabile e della procedura Whistleblowing di BRT.

I dati trattati da BRT sono condivisi tramite l’applicativo Safecall a seguito della tua segnalazione sulla piattaforma online o tramite linea telefonica.

Puoi scegliere il livello di anonimato della tua segnalazione.

Sulla base di tale livello, Safecall condividerà con BRT solo le informazioni sulla tua identità che tu vuoi siano fornite a BRT.

I soggetti autorizzati ad accedere ai tuoi dati tramite il Sistema Whistleblowing sono l’Ethics Officer di BRT e/o altri soggetti autorizzati a gestire le segnalazioni in BRT, nonché, per esercitare i propri diritti di difesa, le persone oggetto della tua segnalazione.

Puoi esercitare i seguenti diritti relativamente ai tuoi dati personali:

• Diritto di accesso, rettifica e limitazione;
• Diritto di cancellazione dei dati personali qualora la segnalazione riguardi la violazione del Codice di Condotta di BRT e/o delle politiche e procedure di Geopost e/o di BRT;
• Diritto di opposizione al trattamento qualora la segnalazione riguardi la violazione del Codice di Condotta di BRT e/o delle politiche e procedure di Geopost e/o di BRT.

Suddetti diritti possono essere esercitati a meno che:

• non vi sia un legittimo interesse del titolare prevalente sui diritti dell’interessato; o
• il trattamento sia necessario per il riconoscimento, l’esercizio o la difesa di un diritto.
• Diritto di dare istruzioni in merito alla conservazione, cancellazione e condivisione dei tuoi dati a seguito del tuo decesso.

Per esercitare tali diritti puoi inviare un’e-mail all’indirizzo privacy@brt.it

Il Data Protection Officer (DPO) di BRT può essere contattato inviando un’e-mail all’indirizzo dpo@brt.it

Alcuni dei tuoi dati personali saranno trasferiti nel Regno Unito dove sono situati i datacenter di Safecall.

Il Regno Unito è considerato un Paese adeguato, che garantisce un congruo livello di protezione dei dati personali.

Se ritieni, dopo averci contattato, che i tuoi diritti relativi ai dati personali non siano stati rispettati, puoi inviare una segnalazione alla seguente Autorità Garante dei Dati Personali: https://www.garanteprivacy.it/home

Hai anche la possibilità di effettuare una segnalazione chiamando la linea telefonica di Safecall.

Per fare ciò:

• Chiama il seguente numero: 00 800 7233 2255 se sei in Italia.

Se sei in un altro stato, fai riferimento alla lista dei numeri di Safecall (“hotline numbers”) disponibile al seguente link: https://www.safecall.co.uk/en/file-a-report/telephone-numbers/

La chiamata è gratuita e il servizio è disponibile 24/7.

• Scegli la lingua nella quale vuoi effettuare la segnalazione. Se vuoi effettuare la segnalazione in italiano, sarai messo in contatto tempestivamente con un operatore che parla italiano.
• Potrai parlare in maniera confidenziale in lingua italiana con l’operatore relativamente ai dettagli della tua segnalazione, rispondendo alle sue domande.