Déposer un rapport

Vous pouvez utiliser le présent Dispositif d’alerte si :

• Vous exercez vos fonctions au sein de 360° Services ; ou
• Vous n’exercez pas vos fonctions au sein de 360° Services mais vous souhaitez émettre une alerte qui porte sur des faits ayant un lien avec la relation entretenue avec 360° Services

Si vous êtes dans l’une des situations ci-dessus, vous pouvez signaler :

• des conduites ou des situations contraires aux politiques et procédures de 360° Services qui vous sont applicables ;
• un crime ou un délit ;
• une menace ou un préjudice pour l'intérêt général ;
• une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international, de la loi, ou d’un règlement ; ou
• des atteintes graves envers les droits humains et libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes et l’environnement.

Une fois votre alerte émise, elle fait l’objet d’un traitement en plusieurs étapes, effectué sous la responsabilité du Directeur de la Conformité – Déontologue de 360° Services.

Vous pourrez y accéder à nouveau pour le bon suivi de son traitement.

Pour ce faire :

• Un identifiant et un mot de passe s’afficheront sur l’écran une fois que vous aurez transmis votre alerte.
  Veuillez les sauvegarder de manière sécurisée pour créer un compte et vous connecter à la plateforme par la suite ;

• Si vous choisissez de vous identifier et de renseigner votre adresse mail, vous recevrez également ces informations par mail.

• Etape 1 – Enregistrement des informations relatives à l’alerte :

Les informations que vous transmettez sont enregistrées sur la présente plateforme.

Afin que votre alerte puisse être traitée et faire l’objet d’une enquête, il est important que vous décriviez les faits que vous souhaitez signaler de la manière la plus claire et détaillée que possible, en fournissant des éléments factuels et en étayant votre alerte de tout élément justifiant lesdits faits (par exemple : lettres, e-mails, SMS, etc.).

• Etape 2 – Réception de l’alerte et envoi d’un accusé de réception :

1. Votre alerte est relue par Safecall, afin de s’assurer que les informations saisies sont complètes.
   Dans ce cadre, Safecall peut être amené à vous contacter pour vous demander des informations complémentaires le cas échéant.
2. Le Directeur de la Conformité – Déontologue de 360° Services ou toute personne habilitée à traiter des alertes au sein de 360° Services est informé par Safecall de la création d’une alerte.
3. Vous recevez du Directeur de la Conformité – Déontologue de 360° Services ou toute autre personne habilitée à traiter des alertes au sein de 360° Services un accusé de réception, dans un délai ne pouvant excéder 7 jours suivant l’émission de l’alerte.

• Etape 3 – Analyse de recevabilité de l’alerte :

Pour que votre alerte soit considérée comme recevable :

• Vous devez fournir des informations suffisamment précises, claires et détaillées et inclure les éléments nécessaires à l’analyse de votre alerte (par exemple : lettres, e-mails, SMS, etc.) ;
• Votre alerte doit être fondée sur des preuves pouvant être vérifiées et considérées comme fiables (et non sur des soupçons ou des rumeurs vagues) ; et
• Vous faites parties des personnes pouvant émettre une alerte et votre alerte porte sur un sujet prévu par le présent Dispositif d’alerte.

Pour plus d’information à ce sujet, veuillez vous reporter à la réponse à la question 1. Qui peut émettre une alerte ? Que puis-je signaler ?

• Etape 4 – Conduite d’une enquête lorsque l’alerte est recevable

Lorsque l’alerte est qualifiée de recevable, une enquête est menée afin de vérifier les faits relatifs à l’alerte et si celle-ci est confirmée par des preuves établies.

L’enquête est menée par le Directeur de la Conformité – Déontologue de 360° Services seul, ou bien accompagné de personnes habilitées à traiter des alertes au sein de 360° Services, qu’il aura lui-même désignées.

• Etape 5 – Suivi du traitement de l’alerte

Tout au long du processus, vous serez informé de l’avancée du traitement de votre alerte par le Directeur de la Conformité – Déontologue de 360° Services ou toute autre personne habilitée à traiter des alertes au sein de 360° Services.

Le suivi pourra s’effectuer soit via le service de messagerie sécurisée de la présente plateforme, soit selon votre moyen de contact de préférence.

• Etape 6 – Clôture de l’alerte

Lorsque votre alerte a fait l’objet de l’analyse de sa recevabilité et d’une enquête le cas échéant, vous êtes informé de la clôture de celle-ci par le Directeur de la Conformité – Déontologue de 360° Services ou toute personne habilitée à traiter des alertes au sein de 360° Services, dans un délai de 90 jours suivant l’envoi de l’accusé de réception (cf étape 2).

Selon les cas, vous êtes informé des suites données à votre alerte, des mesures prises pour y remédier, ou encore des raisons pour lesquelles votre alerte est considérée comme non recevable, le cas échéant.

Les données à caractère personnel recueillies font l’objet d’un traitement dont le responsable est 360° Services, 107 boulevard Raspail, 75006 Paris conformément au règlement relatif à la protection des données à caractère personnel.

Elles sont traitées pour les finalités suivantes :

• Réception et enregistrement des alertes professionnelles ;
• Enquête et suivi des alertes ;
• Elaboration de données d’activité (statistiques) sur des données anonymes.

Ce traitement est nécessaire pour répondre aux obligations légales liées aux dispositifs d'alertes professionnelles telles que la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 et la loi n° 2017-399 du 27 mars 2017.

Elles sont également traitées dans l’intérêt légitime de 360° Services pour la gestion des alertes professionnelles en cas de situations contraires au code de conduite de 360° Services et/ou aux politiques et procédures de 360° Services.

Ces données seront conservées pendant :

• 30 jours après la réception de l'alerte si elle n'est pas recevable ;
• 2 mois après la clôture de l’alerte si elle est recevable mais ne donne pas lieu à des mesures disciplinaires ou à des poursuites judiciaires ;
• 2 mois après la décision prise suite à l’enquête si l'alerte donne lieu à des mesures disciplinaires ou à des poursuites judiciaires, sauf si des délais de rétention complémentaires sont légalement requis.

L’utilisation du Dispositif d’alerte est facultative. Cependant, lorsqu’il est utilisé, l’alerte peut contenir des données à caractère personnel afin de qualifier les faits et pour permettre à 360° Services de traiter l’alerte conformément aux exigences légales et réglementaires et de la procédure d’alerte de 360° Services.

Les données traitées par 360° Services sont communiquées par l'outil Safecall à la suite de votre alerte sur leur plateforme en ligne ou sur leur ligne téléphonique.

Vous pouvez choisir le niveau d'anonymat de votre alerte.

Safecall ne communiquera alors que les informations sur votre identité que vous souhaitez que 360° Services connaisse.

Les destinataires des données à caractère personnel traitées dans le cadre de votre alerte  sont le Directeur de la Conformité – Déontologue  de 360° Services ou toute personne habilitée à traiter des alertes, et dans le cadre des droits de la défense, le collaborateur mis en cause.

Vous disposez des droits suivants sur vos données à caractère personnel :

• droit d’accès, de rectification et de limitation de ces données personnelles.
• droit d’effacement des données personnelles lorsque qu’il s’agit d’une alerte relative à une situation contraire au Code de Conduite de 360° Services et/ou aux politiques et procédures de 360° Services
• droit d’opposition au traitement lorsque qu’il s’agit d’une alerte relative à une situation contraire au Code de Conduite de 360° Services et/ou aux politiques et procédures de 360° Services , sauf si :
  • il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur les intérêts et les droits et intérêts de la personne concernée ; ou
  • le traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice
• droit de donner des instructions relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.

Pour toute demande relative au traitement de vos données et à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données de 360° Services à l'adresse suivante : dpo.dataprotection@360degresservices.com

Des données à caractère personnel vous concernant sont transférées vers le Royaume-Uni où sont situés les centres d’hébergement des données de Safecall.
Le Royaume-Uni fait l’objet d’une décision d’adéquation permettant de garantir un niveau suffisant de protection des données à caractère personnel.

En cas de difficulté en lien avec la gestion de vos données à caractère personnel, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Vous avez également la possibilité de partager les informations relatives à votre alerte par téléphone, via la ligne d’appel opérée par Safecall.

Pour cela, veuillez appeler le numéro 00 800 72 33 22 55 si vous vous situez en France.

Si vous vous situez dans un autre pays, veuillez vous reporter à la liste des numéros de téléphone de la ligne d’appel Safecall, au lien suivant : https://www.safecall.co.uk/en/file-a-report/telephone-numbers/

Ce numéro est gratuit et accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Veuillez ensuite choisir la langue dans laquelle vous souhaitez émettre votre alerte.

Si vous souhaitez émettre celle-ci en français, vous serez alors mis en relation quasi simultanément avec un interlocuteur francophone.

Vous pourrez alors échanger en toute confidentialité avec votre interlocuteur sur les détails de votre alerte, en répondant aux questions qui vous seront posées.